Cách cấu hình email trên Outlook, Gmail, iPhone và Android

Sau khi tạo email doanh nghiệp, bước tiếp theo là cấu hình để sử dụng trên các thiết bị và ứng dụng email. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách cấu hình email trên Outlook, Gmail, iPhone và Android.

Thông số email cần biết

Trước khi cấu hình, bạn cần có các thông số sau từ nhà cung cấp email:

• Incoming mail server (IMAP): mail.yourdomain.com, port 993 (SSL)
• Incoming mail server (POP3): mail.yourdomain.com, port 995 (SSL)
• Outgoing mail server (SMTP): mail.yourdomain.com, port 465 hoặc 587
• Username: Địa chỉ email đầy đủ (info@yourdomain.com)
• Password: Mật khẩu email

IMAP vs POP3: Nên dùng IMAP vì email được đồng bộ trên tất cả thiết bị. POP3 tải email về máy và xóa khỏi server.

Cấu hình email trên Microsoft Outlook

Outlook 2019/2021/365

1. Mở Outlook > File > Add Account
2. Nhập địa chỉ email > Advanced options > Let me set up my account manually
3. Chọn IMAP
4. Điền thông tin:
   • Incoming mail: mail.yourdomain.com, Port 993, SSL/TLS
   • Outgoing mail: mail.yourdomain.com, Port 587, STARTTLS
5. Nhập mật khẩu và click Connect

Cấu hình email trên Gmail (Add another account)

1. Mở Gmail > Settings (bánh răng) > See all settings
2. Tab Accounts and Import > Add a mail account
3. Nhập địa chỉ email > Next
4. Chọn "Import emails from my other account (POP3)"
5. Điền thông số POP3 server
6. Để gửi email từ Gmail với địa chỉ doanh nghiệp: Add another email address > điền thông số SMTP

Cấu hình email trên iPhone (iOS)

1. Settings > Mail > Accounts > Add Account
2. Chọn Other > Add Mail Account
3. Điền Name, Email, Password, Description
4. Chọn IMAP
5. Incoming Mail Server: mail.yourdomain.com, Port 993
6. Outgoing Mail Server: mail.yourdomain.com, Port 587
7. Bật SSL cho cả incoming và outgoing

Cấu hình email trên Android

1. Mở ứng dụng Gmail hoặc Email
2. Settings > Add account > Other
3. Nhập địa chỉ email và mật khẩu
4. Chọn IMAP account
5. Điền thông số server như trên

Xử lý lỗi thường gặp

• Lỗi "Cannot connect to server": Kiểm tra lại thông số server, port và SSL
• Lỗi authentication: Kiểm tra username (phải là email đầy đủ) và mật khẩu
• Không gửi được email: Thử port SMTP 587 thay vì 465
• Email không đồng bộ: Kiểm tra cài đặt IMAP, đảm bảo không dùng POP3

Kết luận

Cấu hình email doanh nghiệp trên các thiết bị không khó nếu bạn có đúng thông số. Luôn dùng IMAP thay vì POP3 để email đồng bộ trên tất cả thiết bị.

VMST Host cung cấp email hosting với hỗ trợ kỹ thuật 24/7. Liên hệ nếu cần hỗ trợ cấu hình email.